Work smarter, not harder

Paretův princip - pracujte chytřeji, ne tvrději

Existují úkoly, u kterých není nutné stoprocentní úsilí k dosažení stoprocentního úspěchu.

Pravidlo 80/20: Jak uplatnit Paretův princip pro vyšší produktivitu

Tato metoda pochází od italského inženýra, ekonoma a sociologa Vilfreda Pareta. Zabývá se vztahem mezi úsilím a výsledkem a uvádí, že 80 % cílových výsledků lze dosáhnout vynaložením 20 % úsilí. Toto základní tvrzení je často používáno jako výmluva expertů na prokrastinaci. Je za tím však chytrý předpoklad, na který přišel Pareto, když v roce 1906 studoval italské národní bohatství. Zjistil, že dobré čtyři pětiny bohatství, tj. 80 %, se soustřeďují přibližně v jedné pětině (20 %) italských rodin. Z toho ekonom vyvodil, že by se banky měly postarat spíše o těchto 20 % bohatých občanů. Tímto způsobem mohou mnohem efektivněji zvyšovat své vlastní zisky. Kritika ze strany italského obyvatelstva na sebe nenechala dlouho čekat. Pravidlo 80/20 lze však účinně aplikovat i na jiné oblasti. Například na pracovní činnosti, protože odborníci, kteří tento princip uplatňují, tvrdí, že 20 procent zbytečných schůzek, nesmyslných e-mailů a vyčerpávajících šéfů a kolegů nás připravuje o 80 procent zábavy z práce. Nejpozději v této chvíli to pochopíme všichni.

Další oblasti, ve kterých se uplatňuje Paretův princip

Základem je předpoklad, že na vrchol patří dobrých 20 procent něčeho. Těchto 20 % vydělává nejvíce, je největších a nejúspěšnějších.

IT: 20 procent virů má na svědomí celých 80 procent ztrát.

Prodej: 20 % prodejního týmu je odpovědných za 80 % obratu.

Zásoby: Nezřídka se stává, že 20 % výrobků zabírá 80 % dostupného prostoru.

V autosalonu je jen několik modelů, ale jsou největší.

Internetový maloobchod: 80 procent veškerého online provozu se soustředí na 20 procent webových stránek. Nejoblíbenější stránky mají největší návštěvnost a realizují nejvíce maloobchodních prodejů.

Doprava: 20 % silnic přenáší 80 % dopravního zatížení. Nákladní vozidla jsou sice v menšině oproti ostatním vozidlům, ale vzhledem k jejich velikosti a délce je u nich největší pravděpodobnost, že ucpou silnice nebo prodlouží dopravní zácpu.

Time management: S 20 procenty efektivně využitého času lze splnit 80 procent úkolů.

I při zdravém stravování můžete uplatnit pravidlo 80/20

Paretův princip: Zlepšení řízení času a produktivity pomocí pravidla 80/20

Ať už jde o studium, nebo o práci, řízení času je důležité. Jde o správné stanovení priorit, zejména když se blíží termín uzávěrky nebo se na stole hromadí i jiná práce. Nezřídka se stává, že se ztratíme v drobných úkolech, které nejsou ani prioritní, ani užitečné, a zanedbáváme úkoly, které tvoří velkou část seznamu úkolů. Výhodou pravidla 80/20 jsou jasné priority, vyšší produktivita a cílenější pracovní strategie.

Identifikace relevantních úkolů

Málo úsilí pro velký efekt, to je základní princip. Abyste dosáhli co největšího účinku, měli byste si určit, které úkoly mají pro vás (a pro váš tým) největší dopad, a na tyto úkoly se v daný den zaměřit. Čeho chcete dosáhnout? Jak vypadají dílčí úkoly? Rychle zjistíme, co přispívá ke konečnému výsledku nebo nás jen zpomaluje. Ne každý úkol, který zabere hodně času, nakonec přispěje k výsledku hospodaření.

Heslo "Čím víc, tím líp" už zastaralo

Máme jen dvě ruce, takže snaha dělat všechno najednou je špatná. Pokud však vynaložíme úsilí přesně tam, kde je to potřeba, dosáhneme úspěchu i bez toho, abychom dělali od všeho trochu. Příklad: Blíží se prezentace a vy musíte shrnout a připravit nejdůležitější výsledky. Termín je samozřejmě napjatý. Nyní můžete přejít ke všem členům týmu, nechat se informovat a pak se ztratit ve výběru grafiky a pěkného písmo. Nebo můžete věnovat 20 minut rozhovoru s osobou, která projekt vede, a poté shrnout nejdůležitější informace. To by bylo dobrých 80 % úkolů, zbytek je kosmetický a v interní prezentaci tomu stejně nikdo nevěnuje pozornost.

Zdroje nejsou neomezené

Co mohu v rámci svých možností dosáhnout, je výchozí otázkou Paretova principu. Nemáme všechen čas na světě. Takže místo toho, abyste se snažili o nemožné, měli byste se ptát, jak z toho vytěžit co nejvíce. Bohužel se vám do cesty může postavit vlastní perfekcionismus nebo příliš vysoká očekávání. Zejména těmto lidem může při strukturování pomoci pravidlo 80/20.

Kritika Paretovy metody

Jakkoli je pravidlo 80/20 ve skutečnosti jasné, o to častěji je špatně chápáno. To je způsobeno především dvěma problémy. Čísla nemusí dávat dohromady 100 %, jsou to pouze přibližné údaje. Za druhé, vklady a výnosy nejsou totéž. Paretův princip říká, že 20 % úsilí může přinést 80 % výnosů. Na druhou stranu nízké množství zdrojů není výzvou k ignorování 80 %. V podstatě v každém zaměstnání jsou úkoly, které je třeba udělat a které jsou monotónní, otravné a někdy neproduktivní. Přesto je třeba je provést. Je třeba odpovídat na e-maily, kontrolovat informace a počítat zásoby. Je důležité si uvědomit, že se těchto úkolů nemusíte vzdát, ale pomocí Paretovy metody se naučíte, na kterou práci se máte soustředit, když je málo času.